Fecha
2025
Participación
Research
Workflow
Wireframes
Diseño
Prototipado
Tecnología
Diseño y prototipado con Figma
El reto de diseñar de una intranet para Pans & Company
Caso de estudio
Este es un proyecto personal que desarrollé con el propósito de aplicar y profundizar en mi proceso de diseño UX. Mi objetivo era explorar cómo una solución digital podía ayudar a hacer crecer a los trabajadores, mejorar la colaboración, el clima laboral y resolver problemas organizativos gracias a la comunicación interna.
El desafio
El reto consistía en crear un espacio donde los empleados pudieran conectarse, compartir conocimientos y experiencias, y acceder de forma sencilla a información relevante para su trabajo diario así como a su calendario de turnos. Para ello, diseñé una comunidad en línea que integra elementos sociales y profesionales, permitiendo tanto la interacción informal entre compañeros como el intercambio de recursos y herramientas laborales.
El resultado es un ecosistema digital pensado para fomentar la participación, el aprendizaje continuo y el sentido de pertenencia dentro de la empresa.
La solución
El resultado es una plataforma integral que combina comunidad, aprendizaje y comunicación interna y aporta nuevas y novedosas funcionalidades. Los usuarios verían mejoras en:
- Acceso y conexión a la app.
- Acceder a calendarios y recursos educativos.
- Consultar información actualizada que les apoye en sus tareas diarias.
- Mantener una comunicación más fluida con la organización.
- Conectar con otros compañeros para potenciar los lazos y el compañerismo.
- Fomentar la cultura de empresa y el sentido de pertenencia.
Y accederían a nuevas funcionalidades como:
- Nuevo módulo social que permite conectar otros compañeros, saber más de su realidad y de sus tareas. Esto permite potenciar lazos y el compañerismo.
- Nueva funcionalidad para ofertar o cambiar turnos de trabajo. Esto permite cubrir ausencias en los puestos de trabajo entre compañeros.
Proceso de trabajo
Analisis
El análisis del proyecto comenzaba por conocer su impacto. Las cifras son datos valiosos que nos permiten conocer quienes son nuestros usuarios y donde están.
Tras conocer estos datos establecí un user persona que permitiera ponerme en la piel de sus usuarios para comprender cuales son sus puntos de dolor y lo que podrían esperar de este espacio complementario de trabajo.
Gracias a esta información pude dar respuesta a cuestiones clave :
1. Importancia del producto
La intranet optimiza la comunicación y coordinación dentro de la empresa, mejorando la eficiencia y fomentando un sentido de comunidad entre los empleados.
2. Beneficios para la audiencia
Agiliza la gestión de turnos, mejora la comunicación interna y promueve la colaboración, reduciendo los malentendidos y los tiempos de respuesta.
3. Problema que resuelve
Elimina la falta de información centralizada, mejora la organización de turnos y simplifica la interacción entre los empleados y la dirección.
4. ¿Qué estamos construyendo?
Una plataforma digital fácil de usar con chat interno, gestión de turnos y herramientas de comunicación corporativa.
5. ¿Cómo funciona?
A través de una interfaz intuitiva donde los empleados pueden intercambiar mensajes, coordinar cambios de turno y recibir actualizaciones en tiempo real.
6. ¿Cómo sabemos que funciona?
Mediremos el uso activo, la reducción de problemas relacionados con los turnos y la satisfacción de los empleados a través de encuestas.
7. ¿Qué estamos midiendo?
Compromiso: frecuencia de uso.
Eficiencia: reducción de errores de turno.
Satisfacción: feedback de los empleados
8. ¿Cuándo estará listo? 🚀
El lanzamiento está previsto para 12 semanas, con pruebas piloto antes de su implementación total.
Workflow
Tras identificar los puntos a mejorar, definí el workflow para mapear cómo los empleados navegan por la intranet —desde el login hasta áreas como comunidad, calendario, formación o chat— y así identificar las interacciones clave y mejorar la experiencia de uso.
Con este flujo claro, elaboré un cronograma que organiza el proyecto en fases semanales: investigación, diseño, prototipado, pruebas y desarrollo final. Este plan permite coordinar al equipo, anticipar posibles bloqueos y asegurar un avance estructurado hacia los objetivos del proyecto: crear una comunidad interna activa, facilitar el aprendizaje, mejorar la comunicación y ofrecer información actualizada a los empleados.
Wireframe
Estos wireframes representan la estructura inicial de la experiencia de Pals of the Company. Su objetivo es definir la jerarquía de información, los flujos principales y la distribución de los elementos clave antes de pasar a fases de diseño visual.
En estos ejemplos de vistas de los wireframe destaco:
Login: Acceso sencillo y directo, priorizando la claridad en los campos de usuario y contraseña, junto con opciones prácticas como mostrar/ocultar contraseña o recordar usuario.
Homepage: Reúne las funciones más importantes: estado del usuario, acceso rápido a las alertas, fotos del equipo, novedades de la comunidad y oferta de turnos. Esta pantalla quiere transmitir cercanía e impulsar la participación.
Schedule: Ofrece un calendario con una estructura pensada para facilitar la lectura y mejorar la planificación diaria. Así como para permitir la oferta y cambio de turnos.
Solución de diseño
A continuación veremos la solución final de diseño, un diseño que prioriza la usabilidad, la accesibilidad y la claridad.
El diseño integra una navegación optimizada y una jerarquía visual clara, la plataforma fomenta una experiencia de usuario fluida, adaptada al ritmo acelerado del sector de la restauración.
El uso de un diseño moderno y minimalista con secciones bien definidas permite un acceso rápido a las herramientas esenciales, reduciendo la fricción en las operaciones diarias.
Elementos clave como: un sistema de chat intuitivo en tiempo real, la coordinación de horarios y un espacio comunitario estructurado garantizan que los empleados se mantengan informados y conectados de forma eficiente marcan la diferencia. El uso de un diseño moderno y minimalista con secciones bien definidas permite un acceso rápido a las herramientas esenciales, reduciendo la fricción en las operaciones diarias.
Nuevas funcionalidades
LUna nueva función que permite a los usuarios ofrecer sus turnos para que otro compañero los releve.
Esto permite a los empleados que trabajan menos horas cubrir sus horarios y obtener ingresos adicionales.
Además, los usuarios tendrán un selector para aceptar turnos adicionales en cualquier restaurante, visualizándolos por ubicación.
¿Qué beneficios obtiene la empresa con esta mejora?
La nueva funcionalidad My Shift mejora la coordinación entre los equipos al facilitar la gestión y cobertura de turnos. Con esta herramienta, los encargados pueden identificar rápidamente a los empleados disponibles para sustituir a un compañero que no pueda asistir. Del mismo modo, cualquier empleado puede publicar su turno para que otro miembro del equipo lo asuma si tiene interés y disponibilidad.
Esto garantiza una cobertura ágil y continua, evitando imprevistos y reduciendo la carga administrativa.
Además, My Shift permite a la empresa ofrecer fácilmente turnos extra en momentos de alta demanda, asegurando que todos los empleados interesados puedan acceder a oportunidades adicionales de trabajo.
Conclusión
Este proyecto me permitió consolidar mi proceso de diseño UX, poner en práctica metodologías centradas en las necesidades reales de los usuarios incorporando ideas que sumaran nuevos valores. Desde la investigación hasta los prototipos finales, cada fase me ayudó a entender mejor el proceso para crear estas experiencias.
El resultado es una propuesta de intranet que promueve la comunicación, refuerza el sentido de comunidad y mejora la coordinación entre los equipos de trabajo. Más allá del diseño, este proyecto representa un ejercicio de exploración, mejora y crecimiento como diseñadora UX.